Rozwijająca się przedsiębiorczość powiązana jest w sposób bezpośredni z koniecznością: nawiązywania nowych kontaktów z potencjalnymi klientami, utrzymywania posiadanych kontaktów, prezentowania oferowanych przez siebie towarów, dokształcania się, uczestniczenia w różnego rodzaju targach czy spotkaniach zawodowych. Wszystkie te działania dotyczącą konieczności zorganizowania wyjazdów pracowniczych określanych mianem podróży służbowej, która może mieć różny cel, bardzo często powiązany z misją zawartą w programie działalności przedsiębiorstwa, organizacji czy własnego biznesu.
Definicyjne ujęcie podróży służbowej
W istniejących współcześnie przepisach prawa polskiego nie ma konkretnej i jednoznacznej definicji terminu „podróż służbowa”, gdyż Rozporządzanie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 roku, w którym była ona zawarta zostało zniesione w 2001 roku. W dokumencie tym podróż służbowa byłą definiowana jako podróż o charakterze tymczasowy, a także incydentalnym, u podstaw której leżało zlecenie pracodawcy wobec pracownika dotyczące konieczności wykonania pracy poza jej właściwym miejscem. W ujęciu ogólnym można zatem stwierdzić, że podróż służbowa to wyjazd pracownika na zlecenie pracodawcy w celu reprezentowania interesów danej organizacji lub wykonywania zadań, których wytyczne zgodne są z jej celami i misją.
Podróż służbowa a oddelegowanie
W literaturze podmiotu z tego zakresu istnieje także pojęcie oddelegowania, które bardzo często jest stosowane zamiennie względem podróży służbowej lub używane zamiennie. Na pierwszy rzut oka oba terminy wydają się do siebie podobne i dlatego stosowane są przez wielu pracodawców jako określenia synonimiczne. Trzeba jednak pamiętać, że podróż służbowa rządzi się nieco innymi prawami niż oddelegowanie, bowiem istotą tego drugiego jest wysłanie pracownika na określony, zgodny z umową, czas do innej miejscowości w celu wykonywania praca. Ma to bezpośredni związek ze zmianami zawartymi w umowie pracowniczej, które stanowią aneks do istniejącej już umowy. Z tego też powodu podróży służbowej nie powinno utożsamiać się z oddelegowaniem, ponieważ w jej przypadku nie dochodzi do zmiany warunków umowy. Ponadto należy pamiętać, że podróż służbową można liczyć w godzinach czy dniach, a oddelegowanie trwa w większości przypadków znacznie dłużej.
Rodzaje podróży służbowych
O podróży służbowej można mówić także w kontekście jej rodzajów, które są uzależnione od podstawy formalnej danej organizacji wysyłającej pracownika w podróż służbową, a także jej celu. Jednym z rodzajów jest na przykład w celu dostarczenia towarów do konkretnego odbiorcy, co jest związane z przewozem drogowym. Innym rodzajem może być wyjazd na targi czy podpisanie nowej umowy ze starym lub kolejnym kontrahentem. Często spotykanym rodzajem podróży służbowej są także szkolenia, które mają na celu podniesienie kompetencji pracowniczych, ale również poznanie nowych technologii, które w znaczący sposób wpłynęłyby na wzrost jakości usług oferowanych przez organizację czy podniesienie jej efektywności.
Podróż służbowa- wyznaczniki formalne
Podróż służbowa nie może być wydarzeniem organizowanym bez konkretnego celu oraz bez odniesienia do podstaw formalnych. Podstawowym jej założeniem jest tak zwane polecenie wyjazdu, które w celu uniknięcia niedomówień powinno być przygotowane w formie pisemnej. Polecenie wyjazdu służbowego musi zawierać w sobie określenie dotyczące podstawowych parametrów podróży służbowej, jakimi są: termin wyjazdu, data i godzina wyjazdu oraz powrotu; określenie liczby godzin, jakie pracownik ma spędzić w podróży służbowej, cel wyjazdu, miejsce rozpoczęcia oraz zakończenia podróży służbowej oraz środek transportu. Ponadto każda z podróży służbowych wymaga od pracodawcy określenia względem pracownika czasu, w którym musi on złożyć delegację stanowiącą podstawę rozliczenia podróży służbowej.
Jeśli chodzi o kwestie dotyczące ram czasowych podróży służbowej, nie zostały one sprecyzowane w przepisach prawa, co oznacza, że pracownik danej organizacji może wielokrotnie w ciągu roku wyjeżdżać w podróż służbową, co stanowi także postawę zlecenia wydawanego przez pracodawcę. Podróż służbowa, trwająca w jednym obrębie czasowym, nie powinna przekraczać trzech miesięcy, bowiem według niektórych badaczy problematyki podróży służbowej i oddelegowania wysłanie pracownika w podróż służbową dłuższą niż trzy miesiące równa się jego oddelegowaniu i powinno być związane ze zmianami naniesionymi w umowie o pracę w formie stosownego i zgodnego z przepisami prawa aneksu.
Ważnym elementem formalnym podróży służbowej jest także jej rozliczenie, którego dokonuje się na podstawie delegacji. Jeśli chodzi o określenie czasu pracy wykonywanego podczas podróży służbowej, wlicza się do niego całość czasu delegacji, która musi pokrywać się z godzinami pracy konkretnego pracownika, które mają odzwierciedlenie w pracowniczym rozkładzie pracy. Istotnym jest fakt, że do podróży służbowej nie zalicza się godzin pobytu na niej poza godzinami pracy wynikającymi z rozkładu pracy osoby wysłanej w podróż służbową.
